BCP Exercise - การฝึกซ้อมแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

การฝึกซ้อมแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ เป็นขั้นตอนในการทดสอบและประเมินความพร้อมของแผนปฏิบัติการ และกระบวนการในการตอบโต้สถานการณ์เมื่อเกิดเหตุที่ไม่คาดคิด เพื่อให้ทราบถึงข้อบกพร่องของแผน, ทรัพยากร, กระบวนการทำงาน, ช่องว่างในการประสานงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน ตลอดจนประสิทธิภาพของกระบวนการสื่อสาร   โดยมีรูปแบบที่นิยมใช้ในการฝึกซ้อม 3 รูปแบบ คือ

• การฝึกซ้อมแผนบนโต๊ะ (Table top Exercise)
• การฝึกซ้อมเฉพาะหน้าที่ (Functional Exercise)
• การฝึกซ้อมเสมือนจริง (Full scale Exercise)

การฝึกซ้อมแผนบนโต๊ะ (Table top Exercise) เป็นการฝึกซ้อมที่มุ่งเน้นการทำความเข้าใจเกี่ยวกับแผน บทบาทหน้าที่ และความร่วมมือต่าง ๆ  โดยใช้การอภิปรายแบบกลุ่มบนสถานะการณ์จำลองที่กำหนดขึ้น โดยผู้บริหาร และผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ข้อดีของการฝึกซ้อมแผนบนโต๊ะคือประหยัด เหมาะสำหรับใช้ในการเตรียมการฝึกซ้อมที่มีความซับซ้อนมากขึ้น

การฝึกซ้อมเฉพาะหน้าที่ (Functional Exercise) เป็นการฝึกซ้อมที่มุ่งเน้นการประเมินความสามารถของบุคลากร การสั่งการ และทรัพยากรที่จำเป็น โดยการจำลองสถานะการเฉพาะจุด หรือเฉพาะบทบาทหน้าที่นั้น ๆ ข้อดีของการฝึกซ้อมการฝึกซ้อมเฉพาะหน้าที่ คือความสมจริงของเหตุการณ์ภายไต้งบประมาณที่จำกัด มักถูกใช้ในการเตรียมความพร้อมรับมือเหตุการณ์ต่าง ๆ เช่น การทดสอบการสื่อสารผ่าน Call tree, การทดสอบ hot site เป็นต้น

การฝึกซ้อมเสมือนจริง (Full scale Exercise) เป็นการฝึกซ้อมที่ซับซ้อนและใช้ทรัพยากรมากที่สุดเนื่องจากต้องมีการเคลื่อนย้ายทรัพยากร และบุคลากรที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เกิดความสมจริงในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ โดยมุ่งเน้นการปฏิบัติตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งรวมทั้งกระบวนการสั่งการ การสื่อสาร การเคลื่อนย้าย การตั้งค่า การรายงาน ฯลฯ โดยใช้สถานการณ์สมมติ

การที่องค์กรจะเลือกรูปแบบการซ้อมแบบไหนก็ขึ้นอยู่กับบริบท และความพร้อมขององค์กรในการดำเนินการ แต่อย่างน้อยควรจะมีการซ้อมปีละ 1 ครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าเมื่อเกิดเหตุขึ้นแผนนี้จะสามารถรับมือได้