นายทะเบียนเอกสารคุณภาพ (Document Control: DC) เป็นเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเรื่องของการจัดการเรื่องเอกสาร เป็นเป็นบุคคลที่สําคัญมากในการจัดทำระบบการจัดการ
เพราะว่าโดยปกติแล้วเวลาเราทําระบบการจัดการตามมาตรฐานไอเอสโอ (ISO) ไม่ว่าจะเป็น ISO9001, 14001,
45001, 27001
แน่นอนว่าเอกสารที่ต้องดำเนินการค่อนข้างเยอะ
คำถามคือแล้วใครจะเป็นคนดูแลจัดการล่ะ ... ??? คำตอบคือ “Document control”
แต่ไม่ได้หมายความว่า DC ต้องเป็นคนจัดทำเอกสารทุกชนิดในจักรวาล ISO นะครับ หน้าที่หลักคือกำหนดรูปแบบ กำกับดูและควบคุมการดำเนินการให้เป็นไปตามรูปแบบที่กำหนด คอยดูแลช่วยเหลือหน่วยงานในการวิเคราห์ว่ามีความจำเป็นที่จะใช้เอกสารตัวไหนบ้าง เอกสารไหนมีแล้ว เอกสารไหนน่าจะใช้งานร่วมกันได้ และควรจะสร้างเอกสารตัวไหนขึ้นมาใหม่ ถ้าจะเปลี่ยนแปลงจะทํายังไง จะเก็บยังไง เก็บนานเท่าใหร่ จะทําลายยังไง เป็นต้น
ทักษะสําคัญของคนที่จะมาดูแลเรื่องของเอกสาร ควรประกอบด้วย
- ต้องรู้ข้อกําหนดมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง แต่ไม่ได้ซีเรียสถึงขั้นว่าต้องท่องจำได้ ขอแค่รู้นะครับว่าข้อกําหนดที่เรากําลังจะทําเค้าพูดถึงเรื่องอะไรกันบ้าง ต้องทําอะไรบ้าง ตรงไหนบังคับที่จะต้องมีเอกสาร ตรงไหนไม่ได้บังคับ
- ทราบบริบทองค์กร ใครเป็นใครในบริษัทครับ แผนกไหนทำอะไร กระบวนการการทํางานของบริษัททําอะไรยังไง เราผลิตอะไรหรือให้บริการอะไร เพราะบางทีอาจจะต้องประสานงานเพื่อให้การดำเนินการด้านเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ทักษะในเรื่องของการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์นะครับโดยเฉพาะโปรแกรม Office เช่น Word, Excel
- ทักษะในการสื่อสาร เพราะต้องทำงานประสานงานระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรด้วย
- ฯลฯ
แล้วนายทะเบียนต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง ขอแบบสรุป ๆ เลย ... จริง ๆ ก็ขึ้นอยู่กับบริบทของแต่ละองค์กรและความสามารถของนายทะเบียนคนนั้น
ๆ นะ บางคนอาจได้รับหน้าที่ให้เป็นผู้ช่วย QMR ด้วยก็ได้ แต่หน้าที่หลักๆ แบบสรุปๆ เลยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารก็หนีไม่พ้น
6-7 เรื่องนี้ครับ
- กำหนดรูปแบบเอกสาร
- กระบวนการอนุมัติเอกสาร *ตามความจําเป็น
- กระบวนการแจกจ่าย และเรียกคืน
- กระบวนการยกเลิก
- การทบทวนและการเปลี่ยนแปลงเอกสารต่างๆ
- การกำกับดูแลและติดตามสถานะของเอกสาร
- การจัดการกับเอกสารล้าสมัย
No comments:
Post a Comment