การบริหารจัดการผู้ให้บริการภายนอก (vendor management)

 การบริหารจัดการผู้ให้บริการภายนอก (Vendor Management) มีความสำคัญอย่างยิ่งในยุคปัจจุบันที่องค์กรต้องพึ่งพาบุคคลภายนอกในการให้บริการต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน ดังนั้น การบริหารจัดการผู้ให้บริการภายนอกจึงต้องมีกระบวนการที่ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ให้บริการสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนด นโยบาย และมาตรฐานขององค์กร อีกทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงด้านการรั่วไหลของข้อมูลหรือการละเมิดความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

กระบวนการบริหารจัดการผู้ให้บริการภายนอก แบ่ง ๆ คร่าว ๆ ได้เป็น 5 ขั้นตอน ดังนี้

1. การประเมินผู้ให้บริการภายนอก

การประเมินผู้ให้บริการภายนอกมีวัตถุประสงค์เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรสามารถเลือกผู้ให้บริการที่มีความเหมาะสมทั้งด้านความรู้ ความเชี่ยวชาญ และการดำเนินงานตามมาตรฐานความมั่นคงปลอดภัย เช่น ISO 27001, PCI-DSS, หรือ SOC2 การประเมินนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดจากการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการที่ไม่มีคุณภาพ อาทิ การรั่วไหลของข้อมูลหรือการละเมิดข้อกำหนดขององค์กร

สิ่งที่ควรดำเนินการ:

1. จัดทำแบบประเมินผู้ให้บริการภายนอก
2. ประเมินความเสี่ยง และการให้บริการ
3. จัดทำรายงานผลการประเมินเพื่อใช้ในการตัดสินใจ

*** ประเด็นความเสี่ยงที่ควรประเมิน

• ความเสี่ยงด้านกฏหมาย 
• ความเสี่ยงจากการกำกับดูแล แบะบริหารจัดการบุคคลภายนอกที่ไม่รัดกุมเพียงพอ
• ความเสี่ยงจากการกระจุกตัว (Concentration risk)
• ความเสี่ยงด้านการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล (Data breach)
• ความเสี่ยงจากการพึ่งพาบุคคลภายนอกรายใดรายหนึ่งเป็นหลัก (Third-party/vendor locked-in)
• ความเสี่ยงด้าน IT ที่อาจเกิดขึ้น
• ความเสี่ยง/ภัยคุกคามด้านไซเบอร์ (Cyber-attack) ที่อาจเกิดขึ้น
• ความเสี่ยงกรณีบุคคลภายนอกให้ผู้อื่นดำเนินการแทน (Sub-contracting)

** ประเด็นการให้บริการที่ควรจัดให้มีการประเมิน

• ความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ 
• ขีดความสามารถในการให้บริการ 
• ความน่าเชื่อถือทางาการเงิน
• ชื่อเสียงทางธุรกิจ การถูกร้องเรียน หรือการถูกฟ้องร้องดำเนินคดี
• มาตรฐานการดำเนินการด้านความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ
• ฯลฯ
• 
  

2. การจัดทำสัญญา

การจัดทำสัญญาเป็นขั้นตอนสำคัญที่กำหนดข้อตกลงระหว่างองค์กรและผู้ให้บริการ เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันเกี่ยวกับขอบเขตการให้บริการ บทบาท และความรับผิดชอบ รวมถึงมาตรฐานขั้นต่ำ เช่น มาตรฐาน ISO 27001 หรือข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processing Agreement) การจัดทำสัญญาที่ละเอียดและชัดเจนช่วยลดข้อขัดแย้งในอนาคต และเพิ่มความมั่นใจในการปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับข้อกำหนดขององค์กร

สิ่งที่ควรกำหนดในสัญญา:

• ขอบเขตุการให้บริการ การเชื่อมต่อ และการเข้าถึงข้อมูล/ระบบสารสนเทศ
• บทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ
• มาตรฐานขั้นต่ำในการปฏิบัติงาน/การจัดการ เช่น มาตรฐาน ISO27001, PCI-DSS เป็นต้น
• ข้อตกลงระดับการให้บริการ (Service Agreement Level: SLA) 
• ข้อตกลงการแบ่งปัน (data processing agreement)/การแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคล (data sharing agreement)/
• ความรับผิดชอบต่อความเสียหายที่เกิดขึ้น
• การติดตามและรายงานผลการปฏิบัติงาน
• รายชื่อ และช่องทางการติดต่อสื่อสารเมื่อเกิดปัญหา
• ข้อกำหนดในการรักษาความลับและการปฏิบัติตามมาตรฐานขององค์กร
• สิทธิในการเข้าตรวจสอบ (Right to Audit) และติดตามการดำเนินงานของผู้ให้บริการ
• เงื่อนไขการยุติสัญญาในกรณีที่ผู้ให้บริการละเมิดข้อตกลง

3. การจัดทำทะเบียนผู้ให้บริการภายนอก

การจัดทำทะเบียนผู้ให้บริการภายนอกเป็นการรวบรวมข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ และข้อมูลการติดต่อ การจัดทำทะเบียนช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและบริหารจัดการผู้ให้บริการได้อย่างเป็นระบบ และยังช่วยสนับสนุนการตรวจสอบและประเมินความเสี่ยงได้อย่างต่อเนื่อง การมีข้อมูลที่อัปเดตเสมอจะช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้อย่างรวดเร็ว

สิ่งที่ควรดำเนินการ:

1. จัดทำทะเบียนผู้ให้บริการภายนอก ***
2. กำหนดเจ้าหน้าที่รับผิดชอบการอัปเดตทะเบียน
3. ตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลทะเบียนเป็นประจำ
4. เก็บข้อมูลทะเบียนในระบบที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย

*** ข้อมูลที่วรมีในทะเบียนผู้ให้บริการภายนอก เช่น

• ชื่อผู้ให้บริการภายนอก
• รายละเอียดการใช้บริการ/การเชื่อมต่อ/การเข้าถึงข้อมูล
• รายละเอียดการติดต่อผู้ติดต่อหลัก (ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทร)
• รายละเอียดการติดต่อผู้ติดต่อสำรอง (ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทร)
• วันที่เริ่มต้นสัญญา
• วันที่สิ้นสุดสัญญา
• ระดับความเสี่ยง
• วันที่ปรับปรุง (update)

4. การบริหารจัดการผู้ให้บริการภายนอก

การบริหารจัดการผู้ให้บริการอย่างต่อเนื่อง เช่น การประเมินและทบทวนผู้ให้บริการอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ จะช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบความเหมาะสมและการปฏิบัติงานของผู้ให้บริการได้ตลอดเวลา การดำเนินการนี้ยังครอบคลุมถึงการจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดจากการเปลี่ยนแปลงในสัญญาหรือระบบ และช่วยกำหนดมาตรการควบคุมที่เหมาะสมเพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น

สิ่งที่ควรดำเนินการ:

1. จัดทำแผนการประเมินและทบทวนผู้ให้บริการประจำปี
2. ตรวจสอบความสอดคล้องของผู้ให้บริการกับมาตรฐานและนโยบายขององค์กร
3. บันทึกผลการประเมินและดำเนินการปรับปรุงข้อมูลในทะเบียนผู้ให้บริการ
4. วิเคราะห์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง และกำหนดมาตรการควบคุม
5. จัดทำรายงานเพื่อนำเสนอผู้บริหาร

5. การสิ้นสุดสัญญา/บริการ

การสิ้นสุดสัญญา/บริการเป็นขั้นตอนที่ช่วยให้องค์กรสามารถปิดความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการได้อย่างปลอดภัยและเป็นระเบียบ โดยรวมถึงการยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงระบบและทรัพย์สิน การลบข้อมูลสำคัญ และการตรวจสอบการลบข้อมูลส่วนบุคคล (PII) อย่างปลอดภัย ขั้นตอนเหล่านี้ช่วยป้องกันความเสี่ยงด้านความมั่นคงปลอดภัยหลังสิ้นสุดความสัมพันธ์ และยังเน้นย้ำถึงความรับผิดชอบของผู้ให้บริการในการรักษาความลับของข้อมูล

สิ่งที่ควรดำเนินการ:

1. ยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงระบบของผู้ให้บริการทั้งหมด
2. ตรวจสอบและเก็บคืนอุปกรณ์ที่เป็นทรัพย์สินขององค์กร
3. ลบซอฟต์แวร์และข้อมูลของผู้ให้บริการออกจากระบบองค์กร
4. ตรวจสอบการลบข้อมูลส่วนบุคคล (PII) อย่างปลอดภัย
5. ย้ำถึงข้อกำหนดการรักษาความลับตามข้อตกลง (NDA)
6. บันทึกผลการดำเนินการสิ้นสุดบริการเพื่อเป็นหลักฐาน

การบริหารจัดการผู้ให้บริการภายนอกอย่างมีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญในการลดความเสี่ยงด้านความมั่นคงปลอดภัยและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการดำเนินงาน การมีกระบวนการที่ชัดเจนตั้งแต่การคัดเลือก การทำสัญญา การติดตาม ไปจนถึงการสิ้นสุดการให้บริการ จะช่วยสร้างความมั่นใจในความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องและเป็นไปตามมาตรฐานสากลในระยะยาว