บางหน่วยงานคาดหวังให้ทีมคุณภาพเป็นผู้เขียน คุณภาพก็อาจจะบอกว่ามันใช่หน้าที่ของฉัน??? ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนว่าคู่มือหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นเอกสารที่ถูกจัดทำเพื่อเป็นแนวทางในการทำงาน เป็นขั้นตอนการปฏิบัติงาน หรือวิธีการที่กำหนดไว้เพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน ดังนั้นโดยทั่วไปแล้วคู่มือหรือขั้นตอนการปฏิบัติงานจะถูกจัดทำ หรือเขียนโดยเจ้าของกระบวนการ (Process owner) เช่น คู่มือการผลิต ก็ควรเป็นของทีมผลิต คู่มือการจัดการความเสี่ยง ก็ควรเป็นของทีมความเสี่ยง คู่มือการตรวจสอบภายในก็ควรเป็นของทีมตรวจสอบภายใน เนื่องจากเจ้าของกระบวนการจะทราบรายละเอียดขั้นตอนการทำงานดีที่สุด
อย่างไรก็ตามบางองค์กรอาจมีแผนกมาตรฐาน ซึ่งอาจได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ในการจัดทำเอกสาร แต่อย่างไรก็ตามหน่วยงานดังกล่าวก็ต้องทำงานร่วมกับหน่วยงานเจ้าของกระบวนการ เนื่องจากทราบรายละเอียดในการทำงานดีที่สุด
สรุป หน้าที่ในการเขียนคู่มือการปฏิบัติงานคือเจ้าของกระบวนการ (Process owner) องค์กรอาจมีแผนกมาตรฐานก็ต้องทำงานร่วมกับหน่วยงานเจ้าของกระบวนการในการเขียน
นอกเรื่อง >>> ปัญหาที่มักเจอในการเขียนคู่มือหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน คือ เขียนภาษาเทพ และไม่ได้นำมาปฏิบัติจริง
ไม่มีมาตรฐานใหนกำหนดว่าคู่มือหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน จะต้องเขียนให้สมบูรณ์แบบ (Perfect) เพราะมันเป็นไปไม่ได้ ถ้าอ้างอิงตามมาตรฐาน ISO ก็จะมีการกำหนด เช่น เอกสารควรต้องมีชื่อเอกสาร มีวันที่ในการจัดทำ การอนุมัติ ชื่อผู้จัดทำ ผู้อนุมัติ และมีรหัสสำหรับใช้อ้างอิง นอกจากนี้อาจจะมีการกำหนดรูปแบบของเอกสารเพื่อให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน เป็นต้น (นอกเรื่องไปไกล เราไมไ่ด้กำลังจะพูดถึงการควบคุมเอกสารคุณภาพ)
เป้าหมายสำคัญของการจัดทำคู่มือหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน คือการ Standardize work หรือการสร้างมาตรฐานในการทำงาน ที่ไม่ว่าจะเป็นใครในองค์การถ้าปฏิบัติตามคู่มือฉบับนี้ก็จะได้งานที่ออกมาในรูปแบบเดียวกัน ถึงจะไม่เหมือนเป๊ะแต่ก็อยู่ในระดับที่ยอมรับได้
ดังนั้นเขียนให้คนอ่าน อ่านรู้เรื่อง และปฏิบัติได้ เป็นหัวใจหลัก ไม่ต้องสรรหาคำศัพท์ ที่ต้องไปนั่งเปิด Google เพื่อหาความหมายอีกที ถึงแม้มันจะอ่านแล้วดูดีก็เถอะ เราไม่ได้กำลังเขียนวิทยานิพนต์ 555
No comments:
Post a Comment